Een vlekkeloos event, dat wil toch iedereen?

Sta je op het punt om een congres of meeting te organiseren? Een goed georganiseerd event kan van grote waarde zijn. Dat geldt zowel voor de deelnemers als voor de organisator. Het is van belang dat je bij het samenstellen van een programma primair uitgaat van de deelnemers. Dat vergroot de betrokkenheid. Laat de deelnemers kiezen welke onderwerpen aan bod moeten komen. De meeste stemmen gelden, dat idee. Dit draagt dan weer bij aan een hoge opkomst. Ook zal de meeting beter worden beoordeeld door de deelnemers. Belangrijk is dat aanmelden mogelijk is op een laagdrempelige wijze. Vergeet hierbij niet om dieetwensen te inventariseren. Zorg voor een informatieve eventwebsite. Onderzoek wijst uit dat mensen het over het algemeen vervelend vinden als er vooraf te weinig informatie wordt gegeven.

Flow

De energie op het event moet aangenaam, natuurlijk en soepel kunnen stromen. Deze factoren kun je beïnvloeden door het creëren van goede randvoorwaarden. Maak hierbij gebruik van de expertise van professionals, zoals de mensen van Onemeeting. Zij zien waar het programma iets extra’s nodig heeft, zoals een pauze of entertainment. In beginsel kan het handig zijn om een centrale locatie te kiezen, zoals Vergaderlocatie Den Haag. Laat je adviseren over de best toe te passen technieken. Zorg voor een professionele, inspirerende dagvoorzitter, die actief meedenkt over de opbouw van het programma. Onderschat niet de positieve beleving van een kwalitatief goede catering.

Interactie

Voorkom een statisch programma en stimuleer de interactie tussen de deelnemers onderling. Mensen delen nu eenmaal graag kennis en ervaringen met elkaar. Dit kun je bewerkstellingen door het uitnodigen tot dialoog, brainstormen en het samen maken van plannen. Probeer een saaie one-way podiumpresentatie te voorkomen. Ook tijdens de pauzes is er gelegenheid tot netwerken, dat is net zo belangrijk als de inhoud van het dagprogramma zelf. Sluit de dag af met meer dan een dankwoord. Pols de deelnemers over wat deze dag met hen heeft gedaan. Wat zijn de nieuwe inzichten die je hebt opgedaan? Wat ga je anders doen? Tot slot, maar zeker niet onbelangrijk: de feedback. Mensen geven graag feedback waar jij als organisator je voordeel mee kunt doen. Zorg ervoor dat mensen via meerdere kanalen feedback kunnen geven. Een formulier laten invullen aan het eind van de dag werkt voor de meeste mensen niet echt. Men wil weg, men heeft geen zin meer om de vragen te beantwoorden of het geheel moet eerst even zakken voor gedegen feedback kan worden gegeven. De realisatie van een event verloopt nooit helemaal perfect maar met deze tips kom je hopelijk een eind in de goede richting.